Die Buchungs-Gruppen-Nummer wird vom System generiert und ist immer eindeutig. Die Buchungs-Gruppe wird manuell eingegeben und fängt mit dem Jahr an. Danach den Monat und die Nummer für die Art der Buchungs-Gruppe, wobei vom User immer die 01 für manuell eingegeben wird. Die anderen Buchungs-Gruppen werden immer vom System generiert. Manuelle Buchungs-Gruppen können z.B. für eine Kasse erstellt werden oder generell für manuelle Buchungen.

Die Migrations-ID enthält nach einer Migration in nextra.WEB die alte eindeutige Nummer des alten Systems. Diese Nummer kann in einer Suche auch genutzt werden.

Die Bezeichnung beschreibt die entsprechende Buchungs-Gruppe. Der Name wird vom User oder vom System gegeben. Über die Prozess-Definition kann die Buchungs-Gruppe mit automatischen Prozessen verknüpft werden.

Der Aktiv-Button zeigt an ob eine Buchungs-Gruppe genutzt wird oder ob diese obsolet ist. In praktisch allen Fällen bleibt dieser aktiv. Die Datenquelle kann entweder manuell, also vom einem User erstellt oder z.B. via Prozess, also vom System generiert, sein.

In dieser Feldgruppe sieht man das Userkürzel der Person, welche zuletzt Änderungen vorgenommen hat, sowie aus das Datum dieser Änderung.

Via Buchungs-Gruppen-Typ kann man einstellen, welcher Art die Buchungen sein werden. Dabei sind für die manuelle Erfassung vorallem die Typen "Manuell", "Projekt-Auszahlungen", "Interne Umbuchungen" und "Sachspenden" relevant. "Generierung" und "nextra.BOX" werden vom System genutzt und "Statistisch" in den meisten Fällen aufgrund der Migration.

Beim Modul wird das nextra.WEB Modul gewählt, wobei auch hier in den meisten Fällen "nextra.CurrentAccount" benutzt wird. Betreffen die Zahlungen Projekte würde dann das Modul "nextra.Project" gewählt.

Der Buchungs-Gruppen-Status bestimmt den Status der Buchungs-Gruppe. Sie ist "Offen" wenn noch gebucht wird und "Definitif" wenn nicht mehr gebucht werden darf. Zur Sicherheit gibt es ausserdem noch den Aktiv-Button um die Buchungs-Gruppe zu sperren.

Achtung: Der Buchungs-Gruppen-Typ hat nicht mit der Datenquelle zu tun. Die Datenquelle bezieht sich auf die Erstellung der Buchungs-Gruppen und der Buchungs-Gruppen-Typ bezieht sich auf die Buchungen innerhalb der Gruppe!

Via Bereich wird der entsprechende Teil der Organisation ausgewählt, welcher dann automatisch unten den Bereich Finance definiert. Zusätzlich wird das entsprechende Geschäftsjahr worin gebucht werden soll eingestellt, sowie den Default Zahlungsweg, welcher dann beim Buchen automatisch eingefüllt wird. Falls es unterschiedliche Zahlungswege bei den Buchungen innerhalt der Gruppe gibt, kann dieses Feld auch leer gelassen werden.

Bei der Periode wird automatisch das Jahr und der Monat genommen, welcher aktuell ist. Falls dieser Zeitraum abweicht, kann man hier den exakten Zeitraum definieren, sowie das Buchungs-Datum für das Buchen selber. In den meisten Fällen muss hier aber nichts angepasst werden.

Das Default Buchungs-Schema kann man hier festlegen, falls z.B. eine Buchungs-Gruppe immer nur Spenden hat und keine anderen Zahlungen. So erspart man sich beim Erfassen der Buchungen Zeit. Falls es unterschiedliche Buchungen hat, kann man dieses Feld auch leer lassen.

In dieser Feldgruppe sieht man welcher User wann das letzte mal eine Buchung in der Buchungs-Gruppe erstellt hat. Angezeigt wird der User-Kürzel bestehend aus der Abkürzung der Organisation und danach des Usernamens. Links vom Datum wird ausserdem angezeigt wieviele Tage das Datum her ist.

Hier können noch Notizen hinterlassen werden welche sich auf die Buchungs-Gruppe beziehen. Diese Möglichkeit gibt es auch in den Buchungen selber. 

Beim TAB Sammelbuchungen werden Buchungen erfasst, indem man auf den Button "Neu" klickt, kommt man auf eine neue Buchung. In der Tabelle sieht man die bereits erfassten Buchungen der Gruppe und kann diese auch per Doppelklick bearbeiten oder ggf. sogar Löschen oder Stornieren.

Achtung: Löschen ist definitiv und kann nicht rückgängig gemacht werden!

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